Chào mừng quý bạn và các vị đã quay trở lại với CunghocWP, tôi là tiendatdinh ^^~
Bạn đang muốn thêm một mẫu hợp đồng kèm chữ ký số vào website WordPress của bạn?
Thông thường thì với các bản hợp đồng, để ký, bạn cần in hoặc scan chữ ký theo cách thủ công hoặc trả tiền cho dịch vụ chữ ký điện tử rất đắt đỏ.
Vậy nếu bạn có thể sử dụng một form chữ ký số trong WordPress mà không phải trả chi phí thì sao?
Rất hay phải không nào? Ở bài viết này CunghocWP sẽ hướng dẫn bạn cách dễ dàng nhất để tạo 1 bản hợp đồng với chữ ký điện tử trong WordPress. Cùng theo dõi nhé 🙂
Tại sao tạo cần một mẫu hợp đồng trực tuyến?
Mẫu mẫu hợp đồng trực tuyến giúp khách hàng dễ dàng điền và gửi chúng cho bạn. Thông thường bạn sẽ gửi bản hợp đồng dưới dàng PDF, người nhận sẽ cần in ra, điền thông tin và gửi lại cho bạn. Rất nhiều bước để hoàn thành phải không nào.
Giờ đây, bằng cách tạo một mẫu hợp đồng trực tuyến trên website, người dùng có thể điền và ký tên bằng chữ ký điện tử cực dễ dàng.
Nó không yêu cầu bất kỳ phần mềm chữ ký điện tử nào với chi phí đắt đỏ, nó cũng hoạt động rất tốt với nhiều loại tài liệu pháp lý khác nhau.
Ví dụ, bạn có thể tạo ra một mẫu đơn tuyển dụng, mẫu đơn xin ủng hộ, tình nguyện…
Chữ ký số có hợp pháp không?
Tất nhiên là có, chữ ký điện tử cùng các tài liệu được ký kỹ thuật số có thể được thi hành một cách hợp pháp. Nếu cả hai bên đồng ý với chữ ký số và phần mềm được sử dụng có sao lưu lại 1 bản ghi chữ ký số, thì chúng có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký trực tiếp.
Tuy nhiên, chúng không được sử dụng cho toàn bộ các tài liệu pháp lý. Ví dụ các tài liệu pháp lý yêu cầu công chứng, cần xác nhận của tòa án hoặc có người làm chứng chẳng hạn.
Như đã nói, bài viết này sẽ không đi sâu vào vấn đề pháp lý, nếu cần chi tiết, bạn nên tìm hiểu thêm từ luật sư hoặc bộ luật hiện hành để có những thông tin chính xác nhất.
Chuẩn bị mẫu hợp đồng của bạn
Nếu như bạn chưa có một mẫu hợp đồng sẵn, hãy hỏi ý kiến của luật sư. Bạn muốn chắc chắn rằng hợp đồng của bạn hợp pháp và không có bất kỳ tranh chấp nào trong tương lai thì điều đó rất cần thiết đó nhé.
Ngoài các điều khoản hợp đồng, mẫu hợp đồng của bạn cần các thông tin cho:
- Tên của người ký.
- Địa chỉ của người ký.
- Ngày hợp đồng được ký kết.
- Nơi khách hàng của bạn (hoặc nhân viên) sẽ ký hợp đồng.
Và, ngay bây giờ, chúng ta hãy cùng thực hiện nào.
Cách tạo một mẫu hợp đồng đã ký kỹ thuật số trong WordPress
Đầu tiên bạn cần tải và cài đặt plugin WPForms. Nếu chưa biết cách, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách cài đặt plugin WordPress.
Bạn sẽ cần sử dụng phiên bản Pro của WPForms để sử dụng tính năng bổ trợ Signatures.
Sau khi kích hoạt, bạn cần truy cập trang WPForms » Settings để nhập License key. Bạn có thể tìm thấy mã kích hoạt trong tài khoản của bạn trên trang chủ WPForms.
Sau đó, bạn hãy vào WPForms » Addons để cài đặt addon Signature.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng rồi.
Hãy truy cập WPForms » Add New để tạo 1 biểu mẫu mới. Bạn sẽ được đưa vào giao diện tạo biểu mẫu của WPForms, nơi bạn cần ghi tiêu đề mới cho biểu mẫu.
Chúng tôi sẽ sử dụng Blank Form để ví dụ cho bài viết này, bạn có thể lựa chọn bất kỳ mẫu nào bạn thích.
Bạn có thể thêm vào nội dung hợp đồng của chính bạn phía trên biểu mẫu, bạn cũng có thể thêm vô chữ ký của riêng bạn dưới dạng hình ảnh vào trong form vừa tạo.
Trong biểu mẫu, bạn chỉ cần thêm các Fields (phần từ) cần điền vào.
Để thêm 1 trường mới, chỉ cần nhấp vào một trường từ cột bên trái, sau đó sắp xếp chúng bằng cách di chuyển lên xuống trong cột xem trước.
Nếu bạn cần gửi một bản sao biểu mẫu cho người dùng đã ký, hãy thêm một trường email để người dùng cung cấp địa chỉ email của họ.
Khi đã hài lòng với thiết kế, giờ sẽ đến lúc chúng ta tạo phần chữ ký.
Bạn hãy cuộc xuống mục Fancy Fields, chọn Signature.
Chính là nó, vậy là xong. Bây giờ hãy lưu biểu mẫu lại nào.
Cấu hình cài đặt của Hợp đồng
Hãy nhấp vào tab Settings để cài đặt biểu mẫu vừa hoàn thiện. Với những cài đặt mặc định, biểu mẫu có thể hoạt động trơn tru rồi, tuy nhiên bạn có thể muốn thay đổi 1 số thứ chẳng hạn.
Ví dụ bạn muốn kiểm tra xem Thông báo có OK hay không.
Theo mặc định, mẫu hợp đồng đã ký sẽ được gửi qua email của Quản trị viên, đây thường là Email lúc thiết lập website. Nếu bạn không muốn dùng Email đó, bạn có thể thay thế sang 1 email khác.
Khi bạn muốn gửi 1 bản sao biểu mẫu hợp đồng cho người dùng. Hãy vào mục Settings > Notifications và nhấp vào nút Add new Notification.
Trong phần Send to email address, hãy nhấp vào Show smart tags và chọn trường Email bạn đã thêm trong biểu mẫu hợp đồng.
Hãy chắc chắn bạn đã xem lại toàn bộ các tinh chỉnh của mình.
Bây giờ, hãy chuyển sang tab Confirmation, bạn có thể sửa lại các thông báo xác nhận mà người dùng sẽ thấy khi ký vào biểu mẫu hợp đồng.
Nếu đã hài lòng, bấm nút Save ở đầu màn hình. Ok, bây giờ bạn có thể thoát và đóng trình tạo biểu mẫu rồi.
Thêm mẫu hợp đồng vào website
Giờ sẽ là lúc thêm mẫu hợp đồng vào website thôi nào.
Chỉ cần tạo 1 trang mới hoặc sửa một trang có sẵn, chúng ta sẽ thêm văn bản các điều khoản của hợp đồng vào trước.
Sau đó, chỉ cần thêm block WPForms vào khu vực nội dung mà bạn mong muốn.
Giờ chỉ cần chọn biểu mẫu hợp đồng tương ứng trong menu thả xuống thôi.
Ok, giờ hãy lưu và xuất bản trang của chúng ta nào.
Giờ hãy truy cập vào link trang để xem hình thức hiển thị của bản hợp đồng nhé. Đứng quên kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng của bạn. Bạn có thể nhập chữ ký vào bản hợp đồng bằng cách sử dụng chuột, màn hình cảm ứng hoặc bàn vẽ…
Sau đó, hãy chắc chắn là bạn nhìn thấy thông báo khi gửi nha.
Nếu không nhận được email, hãy xem bài viết cách sửa lỗi WordPress không gửi email của chúng tôi để xem cách khắc phục.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn biết cách thêm biểu mẫu hợp đồng kèm chữ ký số vào website WordPress của bạn. Bạn cũng có thể thích các bài viết của chúng tôi về những plugin WordPress tốt nhất và những dịch vụ Tổng đài ảo tốt nhất năm 2020 cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nếu thích bài viết này, hãy đăng ký Kênh YouTube của chúng tôi để xem video hướng dẫn nhé. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng tôi trên Twitter và Facebook để cập nhật các thông tin mới nhất từ CunghocWP.
Chúc các bạn thành công!
