G Suite và Office 365 – Dịch vụ nào tốt hơn?

Bạn đang không biết nên chọn G Suite hay Office 365 cho địa chỉ email doanh nghiệp của mình? Hay bạn đang tìm kiếm một so sánh giữa Google Apps và Office 365 để xem dịch vụ nào tốt hơn? G Suite (trước đây là Google Apps) và Office 365 cung cấp email doanh nghiệp  cùng các công cụ hữu ích giúp tương tác dễ dàng hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh G Suite với Office 365 để giúp bạn có một cái nhìn toàn diện và lựa chọn được một dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp của bạn.

G Suite và Office 365 là gì và tại sao bạn cần dịch vụ này?

Sau khi bạn tạo một trang web, bước tiếp theo là cần một địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp .

Không giống như địa chỉ @ gmail.com hoặc @outlook.com, một địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp sẽ chứa tên công ty của bạn, ví dụ: name@yourbusiness.com

Mặc dù hầu hết các công ty hosting WordPress đều cung cấp địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí nhưng họ không thể cạnh tranh với các công cụ kinh doanh mạnh mẽ mà G Suite và Office 365 cung cấp không giới hạn ở các email đáng tin cậy, lưu trữ file, lịch, ghi chú, công cụ thảo luận video, vv…

G Suite của Google bao gồm Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, Keep, Hangouts và các ứng dụng Google khác mà bạn có thể đã sử dụng và yêu thích.

Office 365 của Microsoft bao gồm Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype và các ứng dụng khác của Microsoft.

Sử dụng bộ sản phẩm trên nền tảng đám mây cho phép bạn tiết kiệm chi phí để duy trì giấy phép phần mềm, cài đặt, chạy bộ phận CNTT, vv… Tất cả dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây, bạn có thể truy cập các file từ mọi nơi bằng bất kỳ thiết bị nào. Điều này thật tuyệt nếu bạn đang điều hành một công ty từ xa hoặc đi du lịch trong khi vẫn quản lý blog WordPress của mình .

Khi nào cần G Suite hoặc Office 365?

Nếu bạn đang điều hành một trang web kinh doanh nhỏ thì nên bắt đầu sử dụng các công cụ kinh doanh này càng sớm càng tốt. Cả hai công ty đều cung cấp các kế hoạch cho các doanh nghiệp nhỏ được định giá trên cơ sở cho mỗi người dùng.

Cả hai bộ năng suất cho phép bạn truy cập vào các công cụ kinh doanh chuyên nghiệp. Sau khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể mở rộng quy mô bằng cách tuyển thêm nhân viên hoặc nâng cấp tài khoản.

Bây giờ hãy cùng so sánh G Suite với Office 365 để tìm ra dịch vụ nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhất.

G Suite so với Office 365 – Dịch vụ nào rẻ hơn?

Khi bạn mới bắt đầu, chi phí là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn một giải pháp phù hợp với ngân sách của bạn.

Hãy so sánh giá của G Suite và Office 365 để tìm ra dịch vụ nào mang lại giá trị cao nhất cho số tiền bạn đã bỏ ra.

Giá G Suite

G Suite có ba gói đơn giản.

• Basic – 5$/người dùng/tháng với bộ nhớ đám mây 30 GB.
• Business – 10$/người dùng/tháng với bộ nhớ đám mây không giới hạn.
• Enterprise – 29$/người dùng/tháng với dung lượng lưu trữ không giới hạn.

Lưu ý: Đối với gói Business và Enterprise, bộ nhớ không giới hạn chỉ khả dụng nếu bạn có nhiều hơn 5 người dùng, nếu không bạn sẽ nhận được 1 TB giới hạn lưu trữ cho mỗi người dùng.

Giá Office 365

Office 365 có ba gói khác nhau cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• Business Essentials – 6$/người dùng/tháng
• Business – 10$/người dùng/tháng
• Business Premium – 15$/người dùng/tháng

Dướiđây là các gói tính theo năm.

• Business Essentials – 5$/người dùng/tháng
• Business – 8,25$/người dùng/tháng
• Business Premium – 12,50$/người dùng/tháng
• Enterprise E1 – 8$/người dùng/tháng
• Enterprise ProPlus – 12$/người dùng/tháng
• Enterprise E3 – 20$/người dùng/tháng
• Enterprise E5 – 35$/người dùng/tháng

Tất cả các gói đều có dung lượng lưu trữ đám mây 1 TB và dung lượng lưu trữ email 50 GB.

Đâu là giải pháp rẻ hơn?

Cả hai giải pháp đều đưa ra mức giá cạnh tranh khiến các doanh nghiệp nhỏ khó có thể quyết định được cái nào phù hợp với họ. Bạn có thể dựa vào những yếu tố quyết định khác để xem xét.

Ví dụ: G Suite cung cấp lưu trữ đám mây không giới hạn với các gói Business và Enterprise nếu doanh nghiệp của họ nhiều hơn 5 người dùng.

Mặt khác, Office 365 cung cấp 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây với tất cả các gói bao gồm cả gói Business Essentials. Bạn sẽ có dung lượng lưu trữ lớn nhưng vẫn bị giới hạn.

Một yếu tố khác mang lại lợi thế cho G Suite là các cuộc gọi nội hạt miễn phí bằng Google Hangouts và Google Voice. Office 365 sử dụng Skype cho doanh nghiệp có sẵn cho các gói Business Premium trở lên. Bạn cũng sẽ cần mua credit Skype để thực hiện cuộc gọi nội hạt.

Lựa chọn tốt hơn: G Suite

So sánh tính năng của G Suite và Office 365

Cả hai bộ công cụ đều cung cấp rất nhiều tính năng để bạn điều hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Dưới đây là các tính năng của Office 365 và G Suite.

Email doanh nghiệp chuyên nghiệp

Cả G Suite và Office 365 đều cho phép tạo tài khoản email doanh nghiệp chuyên nghiệp bằng tên miền riêng.

G Suite – Gmail cho doanh nghiệp

G Suite cho phép bạn đăng ký một tên miền hoặc sử dụng tên miền hiện có để tạo tài khoản email. Bạn cũng có thể tạo tối đa 30 email aliases cho mỗi người dùng.

G Suite sử dụng công nghệ tương tự như Gmail, có nghĩa là bạn sẽ sử dụng cùng một giao diện quen thuộc cho địa chỉ email doanh nghiệp của mình. Email của bạn cũng sẽ hoạt động với các ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.

Nếu bạn thích trình duyệt desktop trên máy tính để bàn thì có thể sử dụng email của mình với tất cả các trình duyệt phổ biến như Thunderbird hoặc thậm chí là cả Microsoft Outlook.

Office 365 – Outlook cho doanh nghiệp

Office 365 cũng cho phép bạn tạo địa chỉ email chuyên nghiệp bằng tên miền riêng. Công cụ này cung cấp tới 400 email aliases cho mỗi người dùng.

Office 365 sử dụng Outlook có phiên bản web làm ứng dụng gửi thư, ứng dụng email trên máy tính để bàn và ứng dụng di động có đầy đủ tính năng. Các ứng dụng di động và web của Outlook không tốt bằng G Suite nhưng trình duyệt trên máy tính để bàn lại được nhiều người dùng yêu thích.

Bạn cũng có thể sử dụng địa chỉ email mà bạn tạo bởi Offfice 365 ở các trình duyệt khác và thậm chí bạn có thể nhận các email đó trong Gmail của mình.

Lưu trữ và chia sẻ file trên đám mây

Một trong những lý do chính để sử dụng bộ công cụ đám mây là lưu trữ file. Bạn có thể lưu tất cả các file của mình trên đám mây để có thể truy cập các file đó ở mọi nơi, sử dụng bất kỳ thiết bị nào và chia sẻ một cách dễ dàng.

Cả G Suite và Office 365 đều giúp lưu trữ và chia sẻ file dễ dàng.

G Suite – Ứng dụng lưu trữ đám mây Google Drive

G Suite cung cấp 30 GB dung lượng lưu trữ đám mây cho người dùng gói Basic, dung lượng lưu trữ không giới hạn với gói Business và Enterprise, 1 TB dung lượng cho mỗi người dùng nếu bạn có ít hơn 5 người dùng gói Business và Enterprise.

G Suite sử dụng Google Drive để lưu trữ và quản lý file. Công cụ này đi kèm với các ứng dụng mà bạn có thể tải xuống trên thiết bị di động, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn. Điều này cho phép bạn dễ dàng truy cập các file được lưu trữ trong Drive và thậm chí có thể làm các file đó khả dụng ngoại tuyến.

Google Drive cũng giúp bạn dễ dàng chia sẻ các file với đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai khác. Bạn có thể chia sẻ qua email, cho phép người khác chỉ xem hoặc chỉnh sửa file và thậm chí cho phép họ tải xuống.

Google Drive có một tính năng tìm kiếm vượt trội để xác định vị trí các file, thư mục dùng chung, ổ đĩa nhóm (Google Drive được chia sẻ với tất cả người dùng trên tài khoản của bạn) và giao diện tốt hơn.

Nhiều plugin sao lưu WordPress cũng cho phép bạn lưu trữ các bản sao lưu trang web trên Google Drive. Nếu bạn có dung lượng lưu trữ không giới hạn thì có thể lưu trữ an toàn tất cả các bản sao lưu trang web của mình trên đám mây.

Office 365 – Bộ nhớ đám mây OneDrive

Office 365 cung cấp 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng áp dụng với tất cả các gói. Đây là dung lượng lưu trữ nhưng không phải là không giới hạn. Mỗi người dùng cũng nhận được 50 GB dung lượng lưu trữ email tách biệt với giới hạn lưu trữ ổ đĩa.

Office 365 sử dụng OneDrive để lưu trữ và quản lý các file đi kèm với các ứng dụng máy tính để bàn, thiết bị di động và web. Tương tự như Google Drive, bạn có thể đồng bộ hóa các file bằng OneDrive và dễ dàng chia sẻ các file đó.

Nếu bạn đang sử dụng PC Windows 10 hoặc Windows 8 thì OneDrive sẽ được tích hợp vào các hệ điều hành đó. Điều này làm cho việc lưu các file trên đám mây và chia sẻ dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể mở file trực tiếp từ OneDrive bằng Microsoft Office và các ứng dụng mặc định khác trên PC.

Các ứng dụng dành cho doanh nghiệp trong Office 365 và G Suite

Cả Office 365 và G Suite đều có một số ứng dụng để tạo tài liệu, bảng tính, bản trình bày, vv… Bạn cũng có thể chỉnh sửa các file trong các ứng dụng từ bộ nhớ đám mây.

Hãy xem các ứng dụng được cung cấp bởi cả hai nền tảng và những khác biệt cơ bản.

Ứng dụng trong G Suite

G Suite đi kèm với các ứng dụng phổ biến của Google như Gmail, Google Docs, Sheets và Slides, Google Calendar, Keep, Hangouts và Photos.

Các ứng dụng này hoạt động tốt nhất trong trình duyệt máy tính để bàn trên tất cả các hệ điều hành. Google cũng có các ứng dụng di động dành cho cả Android và iOS. Nếu bạn sử dụng điện thoại Android thì phiên bản di động có thể đã được cài đặt sẵn trên điện thoại của bạn.

Google cũng có phiên bản ngoại tuyến của một số ứng dụng hoạt động trong trình duyệt của bạn. Tuy nhiên, chức năng ngoại tuyến khá hạn chế và bạn sẽ phải tạo một file riêng lẻ để chỉnh sửa ngoại tuyến.

Các ứng dụng của G Suite trên máy tính để bàn có thể không được hỗ trợ đầy đủ. Tuy nhiên, các ứng dụng web của họ khá giàu tính năng và trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể hoàn thành công việc.

Do các tính năng chỉ dành cho web và cloud nên ứng dụng G Suite phù hợp hơn cho các nhóm hoặc các tổ chức từ xa lưu trữ tất cả dữ liệu của họ trên đám mây.

Ứng dụng trong Office 365

Đăng ký Office 365 business cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, Powerpoint, Outlook và OneNote. Đối với máy tính để bàn, các ứng dụng này vẫn là bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh và giàu tính năng nhất trên thị trường.

Office 365 cũng cung cấp các phiên bản web và phiên bản di động của các ứng dụng này nhưng bị giới hạn tương tự như Google Docs. Các ứng dụng dành cho máy tính để bàn của Office 365 đặt tiêu chuẩn rất cao mà không ứng dụng web hoặc thiết bị di động nào có thể cạnh tranh được.

Đối với các doanh nghiệp sử dụng hệ điều hành Microsoft và Windows PCs các ứng dụng này là một lựa chọn tuyệt vời và có thể là yếu tố quyết định giúp bạn chọn được nền tảng phù hợp

Công cụ cộng tác trong G Suite vs Office 365

Lý do thực sự khiến các doanh nghiệp muốn sử dụng các bộ văn phòng dựa trên đám mây là để giúp làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn. Đây là một trong những tính năng nổi bạt của cả G Suite và Office 365.

Hãy xem tính năng hỗ trợ của cả hai ứng dụng và những công cụ nào có sẵn để giúp hoàn thành công việc nhóm.

Công cụ làm việc nhóm trong G Suite

G Suite chỉ bắt đầu với các ứng dụng điện toán trên đám mây. Ngay từ đầu, G Suite đã xác định trọng tâm chính là giúp chia sẻ và giao tiếp dễ dàng với những người khác.

G Suite đi kèm với Hangouts cho các cuộc thảo luận video và tin nhắn văn bản. Hangouts cũng tích hợp với Google Voice, cho phép bạn thực hiện cuộc gọi nội hạt và gửi SMS miễn phí tại Hoa Kỳ/Canada.

G Suite cũng cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên một file cùng lúc. Người dùng có thể để lại nhận xét và ghi chú trên các tài liệu, đưa ra gợi ý, xem xét các thay đổi và khôi phục phiên bản cũ hơn.

Google Calendar và Google Keep giúp dễ dàng tạo các tác vụ, danh sách việc cần làm, sự kiện và mốc thời gian để bạn có thể chia sẻ với nhóm của mình hoặc bất kỳ ai.

Các công cụ làm việc nhóm trong Office 365

Office 365 cố gắng bắt chước các phiên bản máy tính để bàn của Microsoft Office. Điều này khiến cho các công cụ kết nối người dùng của họ trở nên khó khăn hơn trong việc khám phá và sử dụng.

Office 365 cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc. Người dùng có thể dễ dàng để lại ghi chú, bình luận và gợi ý.

Office 365 sử dụng Skype để nhắn tin văn bản và các cuộc thảo luận video. Mặc dù công cụ này có các cuộc gọi và thảo luận video Skype-to-Skype miễn phí nhưng các cuộc gọi từ Skype đến điện thoại sẽ phải trả phí. Bạn cần mua số Skype và credit để thực hiện các cuộc gọi thoại trong nước hoặc quốc tế.

Lưu ý: Skype for Business chỉ có sẵn các gói Business Premium và Enterprise, không khả dụng với các gói Office 365 dành cho Business và Business Essentials.

Nhìn chung, Office 365 chậm hơn một chút trong việc cung cấp các công cụ cộng tác, điều này khiến Office 365 không phù hợp với các nhóm muốn làm việc từ xa.

Khả năng bảo mật của G Suite và Office 365

Bảo mật là một trong những mối quan tâm lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ khi sử dụng các ứng dụng đám mây. Hãy xem G Suite và Office 365 bảo vệ dữ liệu bạn lưu trữ trên nền tảng đám mây của họ như thế nào.

Tính năng bảo mật của G Suite

G Suite được xây dựng trên cơ sở hạ tầng đám mây của Google và có mức độ bảo mật giống như Google. Điều này bao gồm tự động phát hiện hoạt động đáng ngờ, các nỗ lực lừa đảo và các nỗ lực tấn công khác.

Là quản trị viên, Google cho phép bạn cài đặt các chính sách khác nhau để ngăn chặn truy cập trái phép vào bảng điều khiển quản trị viên hoặc bất kỳ tài khoản người dùng nào. Bạn có thể sử dụng xác thực Two-Factor và thực thi với tất cả người dùng.

Công cụ này cũng đi kèm với tính năng chống rò rỉ dữ liệu nơi bạn có thể đặt từ khóa để chặn mọi thông tin gửi đi. G Suite có tính năng phát hiện spam, vi rút và phần mềm độc hại tích hợp để quét tất cả các tài liệu và file đính kèm.

Các tính năng bảo mật của Office 365

Office 365 cho phép bạn kích hoạt tính năng Multiple Factor Authentication cho tất cả mật khẩu của người dùng. Sản phẩm này cũng sử dụng các công cụ AI riêng để tìm hiểu thói quen làm việc của mỗi người dùng để phát hiện các hoạt động đáng ngờ và gắn flag cho họ nếu có gì đó không ổn.

Office 365 còn có một công cụ ngăn ngừa mất dữ liệu để bảo vệ chống trộm và rò rỉ dữ liệu. Tổ chức của bạn cũng có thể hạn chế quyền truy cập của người dùng vào các thiết bị do công ty cấp bằng cách sử dụng công cụ quản lý thiết bị của dịch vụ này.

Office 365 cũng sử dụng các công cụ phát hiện spam, vi rút và phần mềm độc hại của Microsoft để quét tất cả các tài liệu, email và file đính kèm.

Biểu đồ so sánh G Suite vs Office 365

Sau khi đọc tất cả các thông tin trên, bạn vẫn băn khoăn không biết nên chọn dịch vụ nào cho doanh nghiệp của mình. Như bạn có thể thấy, cả hai đều cung cấp các tính năng tương tự với mức gia không chênh lệch nhiều.

Hãy xem bảng so sánh G Suite và Office 365 dưới đây để có cái nhìn tổng quan hơn.

Kết luận – G Suite và Office 365 – Dịch vụ nào tốt hơn?

G Suite và Office 365 đều là những bộ năng suất đám mây tuyệt vời. Cả hai đều cho phép doanh nghiệp của bạn cộng tác, lưu trữ và chia sẻ các file trực tuyến. Cả hai đều miễn phí và bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu và bằng các thiết bị khác nhau.

Chúng tôi tin rằng G Suite là sự lựa chọn tốt hơn nhiều cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Công cụ này dễ sử dụng hơn, các ứng dụng web và di động vô cùng tốt và có lẽ bạn đã và đang sử dụng nhiều ứng dụng của họ như Gmail, Lịch, Ảnh, Google Docs, vv…

Một lợi thế khác của G Suite là giá cả. Nếu bạn dùng gói Basic, bạn có thể mua thêm dung lượng để có được dung lượng không giới hạn với các gói Business và Enterprise của họ.

G Suite cũng có bảng điều khiển quản trị đơn giản hơn nhiều. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi có thêm nhân viên và quản lý tài khoản.

Office 365 phù hợp hơn cho các doanh nghiệp cấp lớn hơn mà tất cả nhân viên làm việc đều sử dụng PC Windows. Các ứng dụng trên máy tính để bàn của họ rất đặc biệt nếu bạn dùng hệ điều hành Windows.

Cuối cùng, chúng tôi cho rằng bạn nên lựa chọn nền tảng nào mà bạn quen thuộc hơn. Nếu bạn đang sử dụng Gmail cho email cá nhân của mình thì bạn sẽ thích G Suite. Nếu bạn đã quen với việc sử dụng Outlook thì bạn sẽ thích Office 365 .

Chúng tôi hi vọng bài so sánh G Suite của Google với Office 365 sẽ giúp bạn tìm ra dịch vụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể muốn xem danh sách các công cụ và plugin WordPress hàng đầu của chúng tôi cho các trang web kinh doanh .

Nếu thích bài viết này, đừng quên theo dõi YouTube Channel để xem thêm các video hướng dẫn về WordPress. Bạn cũng có thể tìm kiếm chúng tôi trên Twitter và Facebook .