Bạn có muốn biểu mẫu liên hệ của mình gửi thông báo đến những người khác nhau trong công ty của bạn không?
Hay là bạn muốn tất cả các tin nhắn được sao chép tới trợ lý của mình hoặc bạn muốn các tin nhắn cụ thể được gửi đến các phòng ban khác nhau hoặc có thể bạn chỉ muốn gửi cho người dùng bản sao của thông tin mà họ đã gửi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 4 cách khác nhau để tạo biểu mẫu liên hệ nhiều người nhận để bạn có thể chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Vì sao bạn cần gửi thông báo tới nhiều người nhận?
Theo mặc định, biểu mẫu liên hệ chỉ gửi thông báo đến một địa chỉ email.
Bạn có thể muốn thay đổi trong một số tình huống:
- Bạn điều hành trang web của mình chung với một người bạn. Cả hai bạn đều muốn có một bản sao giống hệt nhau của tất cả các thông báo gửi đến qua biểu mẫu liên hệ của bạn.
- Bạn muốn người dùng của mình nhận được email xác nhận bất cứ khi nào họ gửi tin nhắn cho bạn. Bạn muốn email xác nhận này hơi khác với email bạn nhận được.
- Bạn muốn tin nhắn biểu mẫu liên hệ của mình được chuyển đến những người khác nhau tùy thuộc vào mục đích của tin nhắn. Ví dụ: bạn muốn các câu hỏi bán hàng chuyển thẳng đến nhóm bán hàng của mình so với các câu hỏi thanh toán đến nhóm thanh toán của bạn.
- Bạn muốn sao chép đối tác viết blog của mình và trợ lý của bạn vào email biểu mẫu liên hệ của bạn. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng “trả lời tất cả” để giữ cho mọi người biết.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn một số cách khác nhau để giúp plugin biểu mẫu liên hệ gửi email cho những người khác nhau. Đây là lời giải cho 4 tình huống bên trên.
Lưu ý: Hướng dẫn của chúng tôi chỉ dành cho các trang web WordPress self-hosted. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về WordPress, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách bắt đầu một blog WordPress hoặc cách tạo một trang web WordPress .
Chọn trình tạo biểu mẫu WordPress thích hợp
Hiện nay có rất nhiều plugin biểu mẫu WordPress. Một số hỗ trợ nhiều thông báo qua email, nhưng không nhiều trong số chúng cho phép bạn tùy chỉnh thông báo.
Chúng tôi sẽ sử dụng plugin WPForms cho hướng dẫn này. Đây là một trình tạo biểu mẫu WordPress phổ biến được sử dụng bởi hơn 3 triệu trang web.
Ngoài ra còn có một phiên bản miễn phí có tên là WPForms Lite mà bạn có thể sử dụng nếu bạn chỉ muốn gửi nội dung của biểu mẫu liên hệ của mình cho nhiều người nhận.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi thông báo tùy chỉnh cho nhiều người nhận, thì bạn sẽ cần phiên bản trả phí của plugin. Để hướng dẫn cho các bạn cả 4 phương pháp, chúng tôi sẽ sử dụng phiên bản trả phí cho bài viết này.
Gửi nhiều thông báo cho biểu mẫu liên hệ
Có nhiều tình huống để gửi thông báo qua email biểu mẫu liên hệ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải quyết từng vấn đề trong số chúng.
Đầu tiên, bạn cần cài đặt và kích hoạt plugin WPForms. Nếu bạn cần được hướng dẫn thêm, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách cài đặt một plugin WordPress
Tiếp theo, bạn hãy vào trang WPForms » Settings để nhập key bản quyền. Bạn có thể tìm thấy thông tin này trong tài khoản của mình trên trang web WPForms.
Sau đó, bạn cần vào WPForms » Add New để tạo biểu mẫu liên hệ đầu tiên của mình. Để được hướng dẫn, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách tạo biểu mẫu liên hệ trong WordPress .
Sau khi bạn đã tạo biểu mẫu của mình, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào bên dưới để thêm nhiều người nhận và thậm chí là tạo thông báo tùy chỉnh cho biểu mẫu của mình.
1. Gửi cùng một thông báo cho nhiều người nhận
Cách đơn giản nhất để thiết lập nhiều người nhận là gửi cùng một thông báo cho mọi người.
Bạn chỉ cần vào WPForms » All Forms và chỉnh sửa biểu mẫu mà bạn muốn thiết lập thông báo.
Tiếp theo, bạn cần chuyển đến tab Settings » Notifications trong trình tạo biểu mẫu và nhập email người nhận vào hộp ‘Send To Email Address‘.
Bạn có thể nhập bao nhiêu email tùy thích, nhưng hãy nhớ tách các địa chỉ email ra bằng dấu phẩy.
Trong ví dụ, thông báo sẽ được gửi tới:
- Địa chỉ email quản trị mặc định
- editor@mywebsite.com
- sarah@mywebsite.com
Mẹo: {admin_email} là địa chỉ email dành cho quản trị viên WordPress của bạn. Đây có thể là bạn nếu bạn là chủ sở hữu trang web. Nó cũng có thể là bất cứ ai thiết lập trang web. Bạn có thể kiểm tra xem nó là gì trong menu Settings » General trong bảng điều khiển WordPress của bạn.
2. Gửi thông báo biểu mẫu liên hệ khác nhau cho nhiều người nhận
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn gửi một thông báo khác nhau đến từng người nhận.
Ví dụ: bạn có thể gửi cho người dùng một email xác nhận khác với thông báo email quản trị mà bạn nhận được.
Bạn có thể dễ dàng làm điều này với WPForms. Chỉ cần mở trình tạo biểu mẫu, đi tới Cài đặt »Thông báo, rồi click vào ‘Add New Notification‘.
Bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên yêu cầu bạn đặt tên cho thông báo. Tên này chỉ để bạn tham khảo. Vì vậy, bạn có thể đặt bất cứ điều gì mà bạn muốn. Chúng tôi sẽ sử dụng “Thank you email” cho bài viết này.
Tiếp theo, nhấp vào nút ‘OK’ và thông báo mới của bạn sẽ xuất hiện ở đầu danh sách Notification (Thông báo). Bạn có thể cuộn xuống để tìm ‘Default Notification’ (Thông báo mặc định) ban đầu của mình bên dưới.
Tiếp đến hãy xóa thẻ {admin_email} khỏi hộp ‘Send to Email Address‘.
Sau đó, bạn cần click vào liên kết ‘Show Smart Tags‘ ngay phía trên ô ‘Send To Email Address‘. Điều này sẽ mở rộng để hiển thị các trường có sẵn. Bạn chỉ cần click vào trường ‘Email’.
Sau đó, điều này sẽ được thêm vào hộp dưới dạng {field_id = ”1 ″} nếu bạn đang sử dụng mẫu Simple Contact Form. Nếu bạn đã tùy chỉnh biểu mẫu của mình, ID trường sẽ khác.
Tất cả những điều này có nghĩa là WPForms sẽ gửi thông báo này đến địa chỉ email của người dùng mà họ đã nhập vào biểu mẫu liên hệ.
Tiếp theo, bạn cần điền vào Chủ đề email, Tên người gửi, Người gửi email và Trả lời. Dưới đây là một ví dụ:
Có thể bạn sẽ muốn thêm một tin nhắn cảm ơn. Theo mặc định, phần ‘Message’ sẽ chứa thẻ {all_fields}. Điều này sẽ hiển thị tất cả dữ liệu mà người dùng đã nhập.
Dưới đây là thông điệp cảm ơn của chúng tôi:
Bây giờ người dùng của bạn sẽ nhận được thông báo cảm ơn sau khi gửi biểu mẫu và bạn sẽ nhận được thông báo mặc định mà không có thông báo cảm ơn.
Bạn có thể thiết lập bao nhiêu thông báo tùy chỉnh tùy thích và không phải thêm vào các dữ liệu của biễu mẫu trên từng thông báo.
Ví dụ: nếu bạn là một huấn luyện viên nhận đặt chỗ, thì bạn có thể chọn gửi tất cả dữ liệu biểu mẫu cho bạn và khách hàng. Trợ lý của bạn có thể chỉ nhận được tên, địa chỉ email và (các) thời gian mà họ đã đặt. Bằng cách đó, mọi thông tin cá nhân vẫn được bảo mật.
3. Thêm người nhận khác nhau cho các tùy chọn biểu mẫu khác nhau
Đôi khi, bạn có thể có một biểu mẫu duy nhất mà bạn muốn gửi cho những người khác nhau tùy thuộc vào tùy chọn người dùng chọn.
Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng một biểu mẫu liên hệ duy nhất cho phép người dùng gửi câu hỏi, yêu cầu mua quảng cáo trên trang web của bạn và đề xuất ý tưởng bài đăng của khách.
Có thể bạn muốn:
-
- Gửi câu hỏi cho trợ lý của bạn.
- Tự nhận các yêu cầu quảng cáo.
- Gửi ý tưởng bài đăng của khách cho người biên tập của bạn.
Bạn có thể thực hiện điều này một cách dễ dàng với WPForms.
Đầu tiên, hãy chuyển đến dạng xem ‘Fields‘ của biểu mẫu. Bạn sẽ cần thêm một trường cho phép người dùng chọn giữa hai hoặc nhiều lựa chọn thay thế. Bạn có thể chọn trường Dropdown (thả xuống) hoặc trường Multiple Choice ( đa lựa chọn) cho trường này.
Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng trường Multiple Choice (nút hình radio). Kéo và thả trường vào biểu mẫu của bạn. Tiếp theo, click vào nó để chỉnh sửa các lựa chọn khác nhau.
Khi bạn đã thiết lập trường với các lựa chọn khác nhau, hãy chuyển đến Settings » Notifications.
Tiếp theo, nhấp vào nút ‘Add New Notification‘ để tạo thêm thông báo mà bạn cần. Bạn sẽ cần phải điền các thông tin phù hợp cho mỗi thông báo.
Đây là thông báo tới người dùng khi bài đăng của khách được gửi:
Khi cuộn xuống, bạn cần click vào ô kiểm bên cạnh ‘Enable conditional logic‘. Một số cài đặt bổ sung sẽ được hiển thị.
Bạn cần chọn trường trắc nghiệm của mình từ menu thả xuống. Sau đó click vào lựa chọn mà bạn muốn cho thông báo này.
Sau đó, bạn có thể tiếp tục thiết lập thông báo mới cho từng tùy chọn của mình.
Mẹo: Bạn có thể sử dụng cách này cùng với các cách mà chúng tôi đã chỉ ra ở trên.
Ví dụ: bạn có thể nhập hai hoặc nhiều địa chỉ email vào hộp ‘Send To Email Address‘. Điều đó sẽ gửi bản sao của cùng một thông báo cho những người đó.
Bạn cũng có thể thiết lập một thông báo xác nhận email để chuyển đến người dùng. Nếu bạn muốn sử dụng các xác nhận khác nhau cho các tùy chọn khác nhau, bạn cũng cần bật logic có điều kiện cho các tùy chọn này.
4. CC (Carbon Copy) cho người khác trên một email thông báo
Đôi khi, bạn có thể muốn sao chép những người trong thông báo biểu mẫu liên hệ của mình. Ví dụ: bạn có thể muốn sao chép trong trình chỉnh sửa trang web của mình và người viết khi bạn nhận được thông báo về việc gửi bài đăng mới của khách.
Ưu điểm của việc sử dụng phương pháp này là bạn có thể dễ dàng ‘Trả lời tất cả’ cho email thông báo. Thay vì mọi người nhận được một email riêng biệt, như với phương pháp đầu tiên, có một email với nhiều người nhận được sao chép vào.
Để thêm trường CC vào cài đặt thông báo biểu mẫu của bạn, hãy chuyển đến trang Cài đặt WPForms » và sau đó nhấp vào tab Email.
Cuộn xuống cuối trang, sau đó chọn hộp bên cạnh tùy chọn ‘Carbon Copy‘. Đừng quên lưu lại cài đặt của bạn.
Bây giờ, khi bạn đang chỉnh sửa bất kỳ thông báo nào trên biểu mẫu của mình, bạn sẽ thấy một ô CC. Bạn có thể nhập bất kì địa chỉ email nào mà bạn muốn gửi thông báo đấy vào.
Mẹo: Không nhập nhiều địa chỉ email vào hộp ‘Send To Email Address‘ nếu bạn đang sử dụng phương pháp này. Nếu không, những người được CC sẽ nhận được nhiều email.
Khắc phục sự cố khi gửi email cho biểu mẫu của bạn
Nếu bạn gặp sự cố khi gửi thông báo qua email từ biểu mẫu liên hệ WordPress của mình, phần này dành cho bạn.
Mặc định, WordPress sử dụng PHP để gửi email. Phương pháp này có thể dễ dàng bị lạm dụng bởi những kẻ gửi thư rác và bị hạn chế hoặc bị chặn bởi nhiều công ty hosting WordPress .
Đây không phải là một phương pháp an toàn. Do đó, cách này bị các nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến như Gmail và Outlook chặn. Điều này có nghĩa là email của bạn không bao giờ đến được “Hộp thư đến” của người dùng.
May mắn thay, có một giải pháp dễ dàng để khắc phục điều đó. Bạn có thể sử dụng nhà cung cấp dịch vụ SMTP chuyên nghiệp hoặc sử dụng tính năng địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí của công ty hosting để gửi email một cách an toàn.
Để được hướng dẫn chi tiết hơn, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách khắc phục sự cố WordPress không gửi được email .
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách tạo biểu mẫu liên hệ với nhiều người nhận trong WordPress. Có thể bạn sẽ muốn xem hướng dẫn của chúng tôi về các plugin WordPress tốt nhất và các dịch vụ tiếp thị qua email tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ.
Nếu bạn thích bài viết này, vui lòng đăng ký Kênh YouTube của chúng tôi để xem thêm video hướng dẫn WordPress. Bạn cũng có thể theo dõi chúng tôi trên Twitter và Facebook.